5 kostnader
att ha koll på - Utgifter & Kostnader för företag

Kostnad och utgift används ofta som synonymer till varandra, men när det kommer till företagsekonomi har de faktiskt olika betydelser.

En utgift är det som uppstår vid inköpstillfället. Utgiftsbeloppet utgörs av det som företaget betalar för varan, tjänsten eller utrustningen som de köper. Ibland betalas utgiften direkt, ibland upprättas en leverantörsskuld.

Kostnader kan förklaras och definieras på två olika sätt.

1. En kostnad är en periodiserad utgift. En periodiserad utgift är en utgift som redovisas under perioden som den förbrukas.
2. En kostnad är värdet av de förbrukade resurserna under en period. För resurser som maskiner, byggnader eller material brukar kostnaden för perioden räknas ut med hjälp av anskaffningsvärdet.

En kostnad börjar alltså med en utgift av något slag men en utgift behöver inte alltid innebära att det blir en kostnad för företaget. De kostnader som du som soloprenör behöver ha i åtanke när du budgeterar och bokför går att dela in i fem kategorier.

Exempel på administrativa kostnader är:

Konsultkostnader för att anlita en extern partner för att få hjälp med redovisning, rekrytering etc.

Köp av material i form av papper, pennor, skyltar eller annat kontorsmaterial.

Avgifter för lokaler, el eller försäkringar.

Ibland räknas vissa lönekostnader som administrativa kostnader. Det kan vara löner för personal som inte direkt är kopplade till företagets inkomstdrivande verksamhet såsom sekreterare eller receptionister.

Den andra kostnaden som det kan vara bra för dig som egenföretagare att ha koll på är produktionskostnader. Produktionskostnader skiljer sig från administrativa kostnader, men det kan ibland vara lite trixigt att veta exakt vad som skiljer dem åt.

Produktionskostnaderna är de kostnader som är kopplade direkt till produktion eller ett utfört arbete. Det kan exempelvis vara kostnaden för material som används för att utföra arbetet eller själva arbetskostnaden. Den administrativa kostnaden är sedan rapportering av arbetet, löneadministration eller redovisning som utförs efteråt.

Produktionskostnader är alltså kostnader som är kopplade till företagets produktion av tjänster eller produkter.

• Kostnad för arbete, exempelvis lön till anställda som jobbar med produktion.
• Förbrukningsmaterial som används i samband med produktionen.
• Driftkostnader.

Den tredje typen av kostnader är investeringskostnader. Investeringskostnader är utgifter och inköp som skrivs av under en specifik period och som sedan ger en löpande kostnad.

För att det ska räknas som en investering måste inköpet överstiga ett halvt prisbasbelopp.
Prisbasbelopp kallas även för basbelopp och är ett värde som årligen bestäms av regeringen. Värdet används för en rad olika skatter och sociala förmåner och ska spegla prisutvecklingen i samhället. För 2021 är prisbasbeloppet 23 800 kronor.

Om utgiften inte uppkommer till prisbasbeloppet ska det istället anses vara en administrativ kostnad eller en produktionskostnad.

En investering är alltså en kostnad som sträcker sig över en längre tid och som ska skrivas av över tid. Att skriva av en kostnad över tid betyder att en löpande kostnad uppstår till följd av den initiala investeringen. Den löpande kostnaden brukar skrivas av över ett antal år. Avskrivningstiden kan variera men ett vanligt tidsspann är fem år.

Exempel på investeringskostnader kan vara:

Byggnader.

Större maskiner och datorer.

Den fjärde kostnaden känner du nog till viss det redan till. Skatt är en vanlig kostnad som alla företagare måste betala. Men beroende på vilken typ av företag du har kan du få betala olika typer av skatter. Här kan du läsa mer om olika avgifter och skatter för företag.

Den sista delen i denna kategori är subventioner. Subventioner är egentligen inte direkt en kostnad men det är något som du behöver ha koll på för bokföringen. Vad är då en subvention? Subventioner är olika bidrag eller bistånd som du som driver eget kan få. Det kan handla om olika subventioner för att främja eget företagande eller olika insatser för att skapa nya jobbtillfällen i samhället.

Sist kommer vi till alternativkostnader. Alternativkostnader definieras oftast som låsta företagsresurser. Det betyder att företaget, av olika anledningar måste låsa resurser som annars hade kunnat användas till annat. Alternativkostnader är en ovanlig typ av kostnad, och används sällan.

Exempel på alternativkostnader kan vara:

En daglig verksamhet, exempelvis en skola, som måste använda golvyta till förvaring istället för kärnverksamheten.

Banker som måste ha en buffert med avsatt kapital som de varken får investera eller placera någonstans.